Freelance Eventmanager und Koordinatoren beauftragen
Erfahrene Eventmanager übernehmen Planung, Kommunikation und digitale Arbeit, damit Ihr Event läuft, ohne dass Sie sich um jedes Detail kümmern müssen. Houston & Ko vermittelt Ihnen Remote-Event-Support in rund 7 Tagen, alles unter einem Schweizer Vertrag, mit Stundensätzen oder Eventpaketen.
Remote-Event-Support, abgestimmt auf Ihr Event
Von einer einzelnen Roadshow bis zum internationalen Gipfeltreffen vermitteln wir Unternehmen erfahrene Freelance Eventmanager und Remote-Event-Teams für jede Phase Ihres Events. Jeder Eventmanager arbeitet remote, übernimmt Koordination, Kommunikation und digitale Arbeit im Hintergrund und ist ab dem ersten Tag durch einen einzigen Schweizer Vertrag abgedeckt.
Eventmanagement und Projektkoordination
Zeitpläne, Budgets, Aufgabenlisten und Updates für alle Beteiligten, gesteuert von einer Person, die jeden Teil Ihres Events im Griff hat.
Teilnehmer- und Programmkoordination
Programme für Referenten und Delegierte, Terminpläne und Gipfellogistik für grosse internationale Konferenzen, bis zum letzten Zeitfenster.
Lieferanten- und Dienstleisterkoordination
Locations, Caterer, AV-Firmen und Druckereien gebrieft, nachverfolgt und bestätigt, in der Zeit vor Ihrem Event.
Eventmarketing und Kommunikation
Einladungen, E-Mail-Kampagnen, Präsentationen, Werbematerial und Roadshow-Unterlagen, die den Saal füllen und Ihre Marke vertreten.
Social Media und Live-Berichterstattung
Posts in Echtzeit, Live-Updates und Community-Betreuung während Ihres Events, damit Ihr Publikum von überall dabei ist.
Virtuelle und hybride Eventproduktion
Einrichtung von Streaming, Betreuung der Eventplattform und technischer Support für Online- und Hybrid-Publikum.
Roadshow- und Messe-Support
Zeitpläne, Buchungen, Unterlagen und Nachbearbeitung für Roadshows und Messen in mehreren Städten oder Ländern.
Design und Kreation
Event-Branding, Präsentationen, Programmhefte, Druckdateien für die Beschilderung und Social-Media-Grafiken, bereit für Druck oder Bildschirm.
Ticketing und Registrierung
Anmeldeseiten, Ticketing-Plattformen, Teilnehmerlisten und Bestätigungs-E-Mails, eingerichtet und betreut vom Start bis zur Türöffnung.
Mehrsprachiger Event-Support
Event-Teams, die in 12 Sprachen auf Muttersprachniveau arbeiten, für internationales Publikum, Referenten und Partner.
Dringende und kurzfristige Einsätze
Erfahrenes Remote-Eventpersonal, schnell verfügbar, wenn sich eine Frist verschiebt oder jemand in Ihrem Team ausfällt.
Unterstützung vor und nach dem Event
Von der Planung Monate im Voraus bis zu Umfragen, Berichten, Follow-up-E-Mails und Content nach dem Event.
Wie sieht Remote-Event-Support konkret aus?
Remote-Event-Support umfasst alles, was vor, während und nach einem Event passieren muss, ohne dass jemand im Raum stehen muss. Monate im Voraus erstellt Ihr Eventmanager den Plan, koordiniert Lieferanten und Referenten und betreut die Anmeldung. In den Wochen davor bereitet er Marketing, Präsentationen und Teilnehmerprogramme vor. Am Tag selbst übernimmt er Live-Social-Media, die Kommunikation mit den Teilnehmenden und das virtuelle Publikum. Danach verschickt er das Follow-up, sammelt Feedback und berichtet über die Ergebnisse.
Wir haben Teilnehmerprogramme für grosse internationale Anlässe wie das WEF und die COP koordiniert, Marketingmaterial und Präsentationen für Branchenevents und Roadshows vorbereitet und Social Media Manager vermittelt, die Events live begleiten. Für laufende Administration rund um Ihre Events helfen unsere Remote-Assistenten.
Was wir nicht anbieten: Personal vor Ort wie Platzanweiser, Personal am Empfang oder Servicepersonal, Catering, Sicherheitsdienst oder physische AV-Technik. Dafür brauchen Sie eine lokale Eventagentur oder die Partner Ihrer Location, und unsere Eventmanager können diese für Sie koordinieren.
Auf einen Blick
Erfahrene Freelance Eventmanager und Koordinatoren
Planung, Lieferanten, Marketing und Live-Berichterstattung
Stundensätze oder Eventpakete, abgestimmt auf Ihr Event
Vollständig remote, kein Personal vor Ort
Warum Event-Support an Remote-Freelancer auslagern?
Die meisten Unternehmen führen nur eine Handvoll Events pro Jahr durch. Jedes davon braucht einige Wochen oder Monate intensive Koordination, danach nichts bis zum nächsten. Für dieses Muster einen Eventmanager in Vollzeit anzustellen ist teuer, und wenn Ihr bestehendes Team die Arbeit übernimmt, bleibt die eigentliche Arbeit liegen, während Lieferanten nachverfolgt und Tabellen gepflegt werden.
Das Auslagern an Remote-Freelancer löst beide Probleme. Sie erhalten erfahrene Event-Teams genau dann, wenn Sie sie brauchen, mit dem passenden Spezialisten für jeden Teil der Arbeit, und Sie fahren wieder zurück, sobald das Event vorbei ist. Für internationale und mehrsprachige Events bedeutet ein globaler Talentpool zudem Menschen, die die Sprachen Ihrer Teilnehmenden sprechen und in deren Zeitzonen arbeiten.
Die Vorteile von ausgelagertem Event-Support
Wenn Sie Ihren Event-Support auslagern, erhalten Sie erfahrenes Eventpersonal zu einem Bruchteil der Kosten eines internen Teams, und nur so lange, wie jedes Event es braucht.
Tiefere Kosten als ein festes internes Event-Team
Der passende Spezialist für jedes Event und jede Phase
Für einen Gipfel hochfahren, danach wieder zurück
Globale Talente für mehrsprachige, internationale Events
Ein einziger Schweizer Vertrag deckt Ihre gesamte Unterstützung ab
Keine Lohnnebenkosten und keine Mindestlaufzeit
Events, die wir unterstützen
Von einem Produktlaunch für fünfzig Gäste bis zum internationalen Gipfel mit Tausenden von Teilnehmenden stimmen wir Eventmanager auf Grösse, Publikum und Format Ihres Events ab. Jeder Eventmanager, den wir vermitteln, weiss bereits, wie Events wie Ihres geplant und durchgeführt werden.
Internationale Konferenzen und Gipfeltreffen
Teilnehmerprogramme, Kommunikation mit Delegierten und Gipfellogistik für das WEF, die COP und Anlässe im Stil der UNO.
Firmen- und Konzernevents
Führungsklausuren, Firmenkonferenzen und interne Anlässe, koordiniert, ohne Ihr Team von der Tagesarbeit abzuziehen.
Ausstellungen und Messen
Standbuchungen, Lieferantenkoordination, Marketingmaterial und Lead-Nachbearbeitung für Messen im In- und Ausland.
Roadshows und Produktlaunches
Zeitpläne für mehrere Städte, Präsentationen, Einladungen und Launch-Kampagnen, die an jedem Halt denselben Standard erreichen.
Virtuelle und hybride Events
Plattform-Einrichtung, Streaming, Vorbereitung der Referenten und Online-Interaktion für ein Publikum, das von überall teilnimmt.
Medizinische und wissenschaftliche Konferenzen
Koordination von Referenten und Abstracts, Registrierung und Programmlogistik für Fachpublikum aus Medizin und Forschung.
B2B- und Branchenevents
Kundenanlässe, Partnertage und Branchenforen, die Leads bringen und Beziehungen pflegen.
Benefiz- und Charity-Events
Spendengalas, Sensibilisierungskampagnen und Community-Anlässe, mit Sorgfalt für Spender und Partner koordiniert.
Erzählen Sie uns von Ihrem Event, und wir vermitteln Ihnen einen erfahrenen Freelance Eventmanager, startklar in rund 7 Tagen.
So funktioniert die Vermittlung
Vom ersten Gespräch mit uns bis zum Start Ihres Eventmanagers, in rund einer Woche.
1. Sagen Sie uns, was Sie brauchen
Rolle, Aufgaben und Stunden, mehr braucht es nicht. Ein kurzes Gespräch genügt für den Start.
2. Wir vermitteln Ihnen das passende Talent
Wir stellen eine Auswahl an Eventmanagern zusammen, die obersten 14 Prozent, die unser Screening bestehen, und präsentieren Ihnen die besten Kandidaten.
3. Start in rund 7 Tagen
Sie wählen Ihren Eventmanager und starten, unter einem einfachen Schweizer Vertrag mit uns.
Unternehmen, die wir mit erfahrenen Remote-Talenten unterstützt haben
Möchten Sie Ihr Team mit erstklassigen, flexiblen Freelancern verstärken?
Ein unverbindliches 30-minütiges Beratungsgespräch.
Bereit, Ihren Freelance Eventmanager zu finden?
Erzählen Sie uns von Ihrem Event, und wir vermitteln Ihnen einen erfahrenen Freelance Eventmanager, startklar in rund 7 Tagen.
*Ein unverbindliches 30-minütiges Beratungsgespräch.
Häufige Fragen zum Freelance Eventmanager
Unsere Remote-Event-Teams übernehmen die Koordination, Kommunikation und digitale Arbeit hinter einem Event, unter anderem:
- Eventmanager und Projektkoordinatoren
- Koordinatoren für Teilnehmende, Referenten und Programme
- Lieferanten- und Dienstleisterkoordinatoren
- Spezialisten für Eventmarketing und Kommunikation
- Social Media Manager für die Live-Berichterstattung
- Produzenten für virtuelle und hybride Events
- Grafikdesigner für Eventmaterial und Präsentationen
- Verantwortliche für Ticketing und Registrierung
- Mehrsprachiger Event-Support
Sie brauchen eine Rolle, die nicht auf der Liste steht? Sagen Sie es uns im Briefing, wir suchen gezielt danach.
Wir vermitteln ausschliesslich Remote-Fachkräfte und stellen daher kein Eventpersonal vor Ort. Das heisst: keine Platzanweiser, Hosts, Personal am Empfang, Service- oder Barpersonal, kein Catering, kein Sicherheitsdienst und keine physische AV-Technik oder Techniker.
Dafür empfehlen wir eine lokale Agentur für Eventpersonal oder die Partner Ihrer Location. Unsere Eventmanager sind es gewohnt, Teams vor Ort aus der Ferne zu briefen und zu koordinieren, und können diese Lieferanten für Sie steuern.
Unsere Eventmanager arbeiten auf Stundenbasis, von CHF 60 bis CHF 100 pro Stunde, je nach Erfahrung und Komplexität des Events. Grosse internationale Konferenzen und mehrsprachige Events liegen in der Regel am oberen Ende.
Was Sie ausgeben, hängt vom Event ab. Die Lieferantenkoordination für einen eintägigen Produktlaunch ist ein ganz anderer Umfang als die Betreuung der Teilnehmerprogramme für einen internationalen Gipfel. Keine Vermittlungsgebühren, keine Vorauszahlungen, ein Satz, eine Schweizer Rechnung. Den vollständigen Preisüberblick finden Sie auf unserer Preisseite.
Unsere Eventmanager sind selbstständige Fachkräfte und keine Angestellten, Ihr Vertragsverhältnis besteht jedoch mit Houston & Ko, einer etablierten Schweizer GmbH. Ihre gesamte Event-Unterstützung läuft damit über eine einzige, belastbare Schweizer Vereinbarung. Sie haben es mit uns zu tun, wir kümmern uns um die rechtliche Einrichtung, die Compliance und die Rechnungsstellung.
So viel oder so wenig, wie Ihr Event braucht. Typische Konstellationen sind:
- Planung vor dem Event, von einigen Stunden pro Woche Monate im Voraus bis zu Vollzeit in den letzten Wochen
- Live-Unterstützung während des Events, etwa Social-Media-Berichterstattung oder Betreuung des virtuellen Publikums
- Follow-up, Umfragen und Berichte nach dem Event
- Laufende Unterstützung für Unternehmen, die das ganze Jahr über Events durchführen
Unsere Event-Teams arbeiten über Zeitzonen hinweg, deshalb lassen sich Abend- und Wochenendeinsätze rund um ein Event organisieren. Stundensätze oder Eventpakete lassen sich jederzeit anpassen, ohne die Einschränkungen eines unbefristeten Vertrags.
Ja. Jeder Eventmanager kann eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen, bevor er Details zum Event sieht, und Vertraulichkeit ist Teil unserer Standardbedingungen. Unsere Event-Teams gehen sorgfältig mit Teilnehmerlisten, VIP-Programmen und Personendaten um, im Einklang mit den Schweizer und EU-Datenschutzvorgaben. Sagen Sie uns im Briefing, ob Ihr Event besondere Anforderungen an Sicherheit oder Vertraulichkeit hat, und wir vermitteln Ihnen jemanden, der damit bereits gearbeitet hat.
Unsere Gründerinnen definieren die Rolle gemeinsam mit Ihnen und stellen Ihnen anschliessend Kandidaten aus unserem vorgeprüften Pool vor, nur die 14 Prozent, die das vollständige Screening bestehen. Für die beste Passung hilft Klarheit über:
- Art, Grösse und Datum Ihres Events
- Die Phasen, in denen Sie Unterstützung brauchen: Planung, Live-Berichterstattung, Follow-up oder alles
- Ob das Event vor Ort, virtuell oder hybrid stattfindet
- Die Sprachen Ihrer Teilnehmenden, Referenten und Lieferanten
- Mit wem der Eventmanager intern zusammenarbeitet und welche Tools Sie nutzen
Wie unser Prozess abläuft, sehen Sie auf unserer Prozessseite.